Stellenbeschreibung
Universal Music is the market leader in the music business. The world’s most famous and most successful record labels belong to us. We’ve been writing music history for over 100 years representing legendary musicians across all genres. Our accomplishments are driven by our love for music, extraordinary artists and our ambitious team. In everything we do, we are committed to artistry, innovation and entrepreneurship.
Here’s your chance to join! Effective immediately, we’re looking for a Client Services Representative
(all genders) to become a part of our Global Media Management & Technology team, located in
Salzburg, Austria.
Job Summary:
The Client Services Representative supports Universal Music Group’s global media operations by coordinating audio and video workflows across the digital supply chain. Working closely with Client Services leads, engineering teams and internal partners, this role ensures media content is collected, processed, tracked, and delivered accurately and on time.
The role is operational and service-oriented, combining coordination, data accuracy, and communication. You will act as a key point of contact for internal labels, territories, and partners, supporting submission processes, compliance checks, and day-to-day workflow execution across UMG’s digital media assets.
Job Functions:
• Work closely with Client Services Leads and internal engineering teams to manage and facilitate media workflows across the digital supply chain
• Support internal labels, territories, and partners by providing clear guidance on content submission requirements and delivery specifications
• Research, locate, and validate media content across internal and external storage, archive, and vault systems
• Upload, download, and manage approved media files across UMG business systems
• Ensure assets and associated metadata are accurate, complete, and compliant with company standards prior to ingestion
• Monitor workflows and task queues, identifying issues and coordinating resolutions through to final delivery
• Add and maintain metadata in UMG content management and workflow systems
• Produce accurate reports and updates to support operational tracking, SLAs, and KPIs
• Contribute to special projects, including workflow improvements, documentation, training materials, and evaluation of new tools or technologies
Job Requirements:
Essential
• Typically 2+ years of relevant experience in coordination, operations, or client services roles
• Experience working with digital media assets (audio and/or video)
• General understanding of media asset formats and delivery workflows
• Experience supporting project coordination or operational processes
• Excellent written and verbal communication skills with a customer-service mindset, collaborating with global teams and stakeholders where English is the primary working language
• Strong working knowledge of Microsoft Office, especially Excel and Word
• Experience with database entry, reporting, and documentation
• Ability to manage multiple tasks, prioritise effectively, and work in a deadline-driven environment
Desirable
• Experience with content management, workflow or ticketing systems (e.g. SonyCi, Airtable, or similar)
• Experience working in an international or cross-functional business environment
• Exposure to digital media supply chains (audio and/or video)
• Familiarity with video or audio production environments
Personal Qualities / Key Behaviours
• Proactive and self-motivated, with a strong sense of ownership
• Detail-oriented and structured in both data and content handling
• Collaborative and comfortable working across teams and time zones
• Service-minded, professional, and clear in communication
• Curious and open to improving workflows and processes
• Reliable and adaptable in a fast-paced operational environment
Additional Information:
This is a 38.5-hour full-time position based in Salzburg, working closely with international colleagues across multiple territories. The role offers hands-on exposure to Universal Music Group’s global media operations, with opportunities to develop operational expertise across both audio and video services.
Compensation is based on the applicable Austrian collective bargaining agreement. According to the collective agreement, the minimum salary is EUR 2,473 gross per month. A competitive salary will be offered based on your skills and experience.
Rewards & Benefits at UMG Austria
Working at UMG is more than just a job – it’s the total package. We take care of our people and are committed to creating an environment where employees feel supported, valued, and able to do their best work.
Highlights from our UMG Austria rewards and benefits include:
• Annual subscription to music streaming services
• Discounts and cashback rewards platform
• The possibility to choose from a variety of additional benefits, such as the Klimaticket
• JobRad (bike leasing program)
• Free coffee and beverages at the office
• Free parking
#joinuniversalmusic
We look forward to receiving your application in English! Please send us your documents (cover letter, CV, references) to: applications-salzburg@umusic.com and state your earliest possible start date and salary expectations.
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Universal Music ist Marktführer der Musikindustrie. Zu uns gehören die weltweit bekanntesten und erfolgreichsten Labels. Seit über 100 Jahren schreiben wir Musikgeschichte und vertreten legendäre Künstler:innen aller Genres. Unsere Erfolge verdanken wir unserer Liebe zur Musik, einzigartigen Artists und unserem großartigen Team.
Jetzt ist Deine Chance, ein Teil davon zu werden! Zur sofortigen Verstärkung suchen wir
eine:n Client Services Representative für unser Global Media Management & Technology Team am Standort Salzburg, Österreich.
Als Client Services Representative unterstützt Du die globalen Medienprozesse der Universal Music Group durch die Koordination von Audio- und Video-Workflows entlang der digitalen Supply Chain. In enger Zusammenarbeit mit Client Services Leads, Engineering-Teams und internen Partnern stellst Du sicher, dass Medieninhalte korrekt erfasst, verarbeitet, nachverfolgt und termingerecht ausgeliefert werden.
Die Rolle ist operativ und serviceorientiert und verbindet Koordination, Datenqualität und Kommunikation. Du fungierst als zentrale Ansprechperson für interne Labels, Regionen und Partner und unterstützt Einreichungsprozesse, Compliance-Prüfungen sowie die tägliche Workflow-Abwicklung digitaler Medien-Assets bei UMG.
Job Functions:
• Enge Zusammenarbeit mit Client Services Leads und internen Engineering-Teams zur Steuerung und Koordination von Medien-Workflows entlang der digitalen Supply Chain
• Unterstützung interner Labels, Regionen und Partner:innen durch klare Kommunikation zu Content-Submission-Anforderungen und Anlieferungs-Spezifikationen
• Recherche, Suche und Validierung von Medieninhalten in internen und externen Storage-, Archiv- und Master-Systemen
• Management und Verwaltung freigegebener Mediendateien in UMG Business-Systemen
• Sicherstellung der Korrektheit, Vollständigkeit und Compliance von Assets und zugehörigen Metadaten vor der Ingestion
• Überwachung von Workflows und Task-Queues sowie Koordination von Problemlösungen bis zur finalen Auslieferung
• Pflege und Aktualisierung von Metadaten in Content-Management- und Workflow-Systemen
• Erstellung präziser Reports und Status-Updates zur operativen Nachverfolgung von SLAs und KPIs
• Mitarbeit an Sonderprojekten, z. B. Workflow-Optimierungen, Dokumentationen, Schulungsunterlagen oder Evaluierung neuer Tools und Technologien
Job Requirements:
Essential:
• Mindestens 2 Jahre relevante Berufserfahrung in Koordination, Operations oder Client Services
• Erfahrung im Umgang mit digitalen Medien (Audio und/oder Video)
• Grundlegendes Verständnis von Medienformaten und Anlieferungs-Workflows
• Erfahrung in der Unterstützung von Projektkoordination oder operativen Prozessen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit ausgeprägter Serviceorientierung – Du arbeitest mit globalen Teams und Stakeholdern zusammen, wobei Englisch die primäre Arbeitssprache ist
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel und Word
• Erfahrung mit Datenpflege, Reporting und Dokumentation
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu steuern, Prioritäten zu setzen und in einem deadline-orientierten Umfeld zu arbeiten
Desirable:
• Erfahrung mit Content-Management-, Workflow- oder Ticketing-Systemen (z. B. SonyCi, Airtable oder vergleichbare Tools)
• Erfahrung in einem internationalen oder funktionsübergreifenden Arbeitsumfeld
• Kenntnisse digitaler Media Supply Chains (Audio und/oder Video)
• Vertrautheit mit Audio- oder Video-Produktionsumgebungen
Personal Qualities / Key Behaviours:
• Du arbeitest proaktiv und eigenverantwortlich und übernimmst gerne Verantwortung
• Du bist detailgenau und strukturiert im Umgang mit Daten und Inhalten
• Du arbeitest gerne im Team und fühlst Dich in der Zusammenarbeit über Teams und Zeitzonen hinweg wohl
• Du kommunizierst serviceorientiert, professionell und klar
• Du bist neugierig und offen für die kontinuierliche Verbesserung von Workflows und Prozessen
• Du bist zuverlässig, flexibel und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick
Zusätzliche Information:
Dies ist eine 38,5-Stunden-Vollzeitstelle am Standort Salzburg in enger Zusammenarbeit mit internationalen Kolleg:innen in unterschiedlichen Ländern. Die Position bietet Dir praxisnahe Einblicke in die globalen Medienprozesse der Universal Music Group sowie Entwicklungsmöglichkeiten in den Bereichen Audio- und Video-Services.
Die Vergütung erfolgt auf Basis des geltenden österreichischen Kollektivvertrags. Das Mindestgehalt beträgt laut Kollektivvertrag EUR 2.473 brutto/Monat, ein marktgerechtes Gehalt wird unter Berücksichtigung Deiner Fähigkeiten und Erfahrung angeboten.
Rewards & Benefits bei UMG Austria:
Arbeiten bei UMG ist mehr als nur ein Job – es ist ein Gesamtpaket. Wir kümmern uns um unsere Mitarbeiter:innen und schaffen ein Umfeld, in dem Du Dich unterstützt, wertgeschätzt und gefördert fühlen kannst.
Zu den Highlights unserer Benefits in Österreich zählen:
• Jahresabonnement für Musik-Streaming-Services
• Rabatt- und Cashback-Plattform
• Möglichkeit zur Auswahl zusätzlicher Benefits, z. B. Klimaticket
• JobRad (Fahrrad-Leasing)
• Kostenlose Heißgetränke und Getränke im Büro
• Kostenlose Parkmöglichkeiten
#joinuniversalmusic
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung in englischer Sprache! Sende uns Deine Unterlagen (Motivationsschreiben / Cover Letter, Lebenslauf, Referenzen) an: applications-salzburg@umusic.com (mit Verweis auf medienjobs.at) und gib Deinen frühestmöglichen Eintrittstermin sowie Deine Gehaltsvorstellungen an.
